Luật Công chứng sửa đổi, được Quốc hội thông qua tại Kỳ họp thứ 8, chính thức có hiệu lực từ ngày 1/7/2025. Một trong những điểm đổi mới đáng chú ý là yêu cầu chụp ảnh người thực hiện giao dịch tại thời điểm ký văn bản công chứng, với sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.

Cụ thể, theo khoản 1 Điều 50 của Luật này, người yêu cầu công chứng, người làm chứng và người phiên dịch phải ký vào từng trang giao dịch trước mặt công chứng viên. Hoạt động này sẽ được ghi lại bằng ảnh và lưu giữ như một phần của hồ sơ công chứng.

Ảnh chụp bắt buộc, trừ một số trường hợp đặc biệt

Tuy nhiên, quy định cũng đưa ra ngoại lệ đối với các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã. Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết đã đăng ký mẫu chữ ký tại tổ chức hành nghề công chứng, họ có thể ký trước vào văn bản. Lúc này, công chứng viên sẽ đối chiếu chữ ký với mẫu đã lưu thay vì yêu cầu ký trực tiếp và chụp ảnh.

Nội dung này tiếp tục được cụ thể hóa tại Nghị định số 104/2025 của Chính phủ văn bản hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.

Theo Điều 46 của Nghị định, ảnh chụp trong quá trình công chứng phải đáp ứng ba tiêu chí: nhận diện rõ người ký và công chứng viên; không bị chỉnh sửa, thêm bớt hay làm sai lệch bối cảnh; được in màu hoặc đen trắng rõ nét, không dễ phai mờ. Nếu dùng giấy in ảnh chuyên dụng, ảnh phải có kích thước tối thiểu 13cm x 18cm.

Ngoài ra, khi nhiều người cùng ký một văn bản tại cùng thời điểm, có thể chụp ảnh từng người hoặc chụp chung, miễn là có sự chứng kiến của công chứng viên. Trong trường hợp ký tại nhiều thời điểm hoặc địa điểm khác nhau, mỗi người sẽ được chụp riêng vào thời điểm ký văn bản.

Ảnh chụp này sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong hồ sơ công chứng và chỉ được lưu trữ, sử dụng theo quy định của pháp luật về lưu trữ hồ sơ.

Đáng chú ý, Luật và Nghị định không chỉ dừng lại ở ảnh chụp. Nếu thấy cần thiết, người yêu cầu công chứng và công chứng viên có thể ghi hình toàn bộ quá trình ký kết giao dịch. Video này, cũng như ảnh, sẽ được lưu trữ cùng hồ sơ để tăng cường khả năng đối chiếu, kiểm tra trong trường hợp phát sinh tranh chấp hay tố cáo.

Động thái này, theo giới chuyên môn, nhằm siết chặt hơn nữa quy trình xác minh danh tính trong công chứng vốn đòi hỏi độ chính xác cao nhưng vẫn còn nhiều kẽ hở dẫn tới tranh chấp pháp lý. Khi công nghệ ngày càng được tích hợp vào quy trình hành chính, sự minh bạch không chỉ là yêu cầu pháp lý, mà còn là chuẩn mực mới của niềm tin xã hội.